รวมเครื่องมือทำงานที่บ้าน (Work from Home ) ทำยังไงให้ได้งาน?

Work from Home ยังไงให้ได้งาน? 

                    ปัญหาฝุ่นยังไม่ทันหมดไป ปัญหาการระบาดของ COVID-19 ก็ยังจะมาซ้ำเติมกันอีก ยิ่งทำให้หลาย ๆ คนไม่อยากออกจากบ้านกันเลยครับ ตอนนี้หลาย ๆ บริษัทก็เริ่มออกมาตราการ Work from Home ให้พนักงานได้เฝ้าระวังโรค และพักทำงานอยู่ที่บ้านกันแล้ว แต่ก็ยังมีหลาย ๆ องค์กรที่ยังกล้า ๆ กลัว ๆ อาจจะวางแผนไว้แต่ยังไม่เริ่มปรับสักที สำหรับธุรกิจไหนที่กำลังมองหาแนวทางและวิธีการทำงานอยู่บ้านให้มีประสิทธิภาพ ผมมีเครื่องมือที่สามารถทำงานจากทางไกลได้และแนวทางดี ๆ มานำเสนอสำหรับคนที่ทำงานที่บ้าน ให้ทำงานอยู่บ้านยังไงให้ได้งาน! ไปดูกันเลยครับ

                     การเลือกใช้ tools ให้เหมาะสมกับลักษณะของงานแต่ละงาน โดยต้องคำนึงถึงลักษณะของพนักงานด้วยเช่นกันครับ เพราะการใช้เครื่องมือใหม่ ๆ มาทำงานทางไกลนั้นต้องอาศัย 2 อย่างที่สำคัญคือ 1. Mindset เพราะต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ซึ่งหากผู้ใช้งานรู้สึกไม่เปิดใจ ศึกษาลองใช้งานก็อาจจะคิดว่ามันเป็นเครื่องมือที่ใช้งานยุ่งยาก ส่งผลให้งานไม่มีประสิทธิภาพ และ 2. ระเบียบวินัย เพราะไม่มีหัวหน้างาน หรือสายตาจากเจ้านายมองอยู่คุณก็อาจจะมีหลุดไปบ้าง ดังนั้น วินัยและความรับผิดชอบจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุดที่ขาดไม่ได้เลยครับ

                     อย่างไรก็ตามการ Work from Home นั้นในบางประเทศเริ่มมีตั้งนานแล้วครับ ตอนนี้ก็ถือว่าเป็นโอกาสดีที่หลาย ๆ บริษัทจะได้ลองปรับเปลี่ยนการทำงาน และเริ่มต้นใช้เครื่องมือเหล่านี้เผื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานมากขึ้นครับ

1. เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการวางแผน และการติดตามงาน

                     สำหรับการวางแผนและมอบหมายงานให้กับแต่ละคน เครื่องมือเหล่านี้สามารถมอบหมายงานให้แต่ละบุคคลได้ อีกทั้งยังสามารถติดตามความคืบหน้าของการทำงานได้อีกด้วยครับ

Asana

เครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้จัดการและติดตามงานได้ง่าย สามารถกำหนดงาน(Tasks) ให้ตนเองหรือมอบหมายให้เพื่อนร่วมงานได้ รวมไปถึงมีการติดตาม work flows แบบละเอียดทำให้เห็นถึงขั้นตอนของงาน ว่าอยู่ในกระบวนการใดบ้างแล้ว

Google calendar

สำหรับวางแผนสิ่งต่าง ๆ รวมถึงกำหนดเวลาลงบนปฏิทินออนไลน์ ที่สามารถเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นในวันต่าง ๆ ไว้ที่เดียวกันได้ รวมถึงสร้างกำหนดการนัดหมายและส่งข้อความเชิญให้กับผู้ร่วมทีมได้ ที่สำคัญสามารถแบ่งปันร่วมกันทำให้เช็คได้ว่า ใครทำให้ว่างหรือไม่ว่าง การกำหนดแผนงานต่างๆ ทำได้ง่ายขึ้น

Toggl

เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการจัดการเวลาโดยเฉพาะ เพราะสามารถติดตามการทำงานและอัพเดตงานของตนเองและคนในทีมไปพร้อม ๆ กัน อีกทั้งยังมีรายงานการใช้เวลาของการเข้าชมเว็บต่าง ๆ ขณะทำงานเพื่อช่วยเตือนให้จัดสรรเวลาได้ดียิ่งขึ้น และใช้งานแบบออฟไลน์ได้ด้วย

Microsoft team

สำหรับการทำงานร่วมกัน ถ้าไม่กล่าวถึง Microsoft team ก็คงไม่ได้เพราะครอบคลุมทุกฟังก์ชันที่ผู้ทำงานทางไกลมองหาครับ ไม่ว่าจะเป็น การประชุมที่ไม่จำกัดเวลา และสามารถแชร์หน้าจอได้ การแชท การเชื่อมต่อข้อมูล และการส่งไฟล์ที่สามารถส่งได้มากที่สุด 15 GB ต่อไฟล์

2. เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการประชุมออนไลน์

                  สำหรับการประชุมออนไลน์ มีความจำเป็นที่จะต้องเห็นหน้าตากันบ้าง จึงต้องใช้เครื่องมือต่าง ๆ เหล่านี้ในการแลกเปลี่ยนความคิดเห้นแบบเรียลไทม์

Google Meet

เครื่องมือจาก Google Hangout ที่เหมาะกับธุรกิจทุกประเภทสามารถเข้าร่วมกันประชุมได้ง่าย เมื่อผู้เข้าร่วมกดลิ้งค์การประชุม ที่อาจมีการนัดเวลาแล้วใน Calendar อีกทั้งยังเชื่อมต่อกับฟีเจอร์อื่น ๆ ของ google ทำให้ง่ายต่อการใช้งานข้อมูล เช่น drive

ZOOM

แอปพลิเคชั่นที่เน้นไปในเรื่องของการประชุมสำหรับการทำงานจริงจัง หรือการเรียนออนไลน์ เพราะสามารถสร้างห้องส่วนตัว มีระบบตอบโต้ ระบบพูดคุยระหว่างผู้ร่วมประชุม และระบบยกมืออีกด้วย นอกจากนี้การใช้งานก็ง่ายและสะดวกมาก โดยผู้ใช้สามารถใช้บัญชี facebook ที่น่าจะมีกันทุกคนเข้าล็อคอินใช้งานได้เลย

Skype

เป็นที่รู้จักกันดี เรื่องการคอลวีดีโอและถึงแม้จะถูกใช้ในการสื่อสารส่วนตัวมากกว่า แต่ก็มีฟีเจอร์ Skype for Business ที่เหมาะกับการประชุมทำงาน และผู้ใช้ยังสามารถแชร์หน้าเดสก์ท็อปหรือโปรแกรมของในระหว่างการประชุมได้ โดยมีการรับสายวางสายที่สะดวกเหมือนเดิม

Slack

แอพลิเคชันที่เหมาะสำหรับการประชุมออนไลน์ และยังมีฟีเจอร์ที่ผู้ใช้สามารถโต้ตอบกัน ทั้งในรูปแบบ โพสต์ ข้อความ หรือรูปภาพ มีจุดเด่นโดยแต่ละทีมสามารถสร้างแท็กของตนเอง และสื่อสารกันแบบเฉพาะภายในทีมได้อีกด้วย รวมถึงไม่มีการจำกัดจำนวนผู้ใช้ และผู้ใช้ใหม่ ๆ สามารถอ่านข้อความเก่า ๆ ได้อีกด้วย

Discord

เหมาะกับการประชุมสั้น ๆ เพราะสามารถคุยแบบเสียงด้วยระบบ ‘Voice over IP’ โดยผู้ใช้งานสามารถพิมพ์แชทพูดคุยกัน หรือสื่อสารด้วยเสียงแบบเรียลไทม์ และอัพโหลดไฟล์ส่งถึงกันได้ อีกทั้งยังมาในรูปแบบฟรีแวร์อีกด้วย 

3. เครื่องมืออำนวยความสะดวกสำหรับเก็บและรวมรวมข้อมูล

Google Drive

ผู้ใช้สามารถนำไฟล์ต่าง ๆ ทุกประเภทไปฝากบนพื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์และยังแชร์กับผู้ใช้คนอื่น ๆ ได้อีกด้วย อีกทั้งยังเรียกดูหรือแก้ไขเอกสารร่วมกันได้ และยังบันทึกการทำงานอัตโนมัติและเข้าใช้งานได้ฟรีอีกด้วย

Zapier

สามารถบันทึกการแก้ไขล่าสุดแบบอัตโนมัติให้กับทุกแอพที่ผู้ใช้ ใช้ทำงานและยังเชื่อมต่อทุกแอพเข้าด้วยกัน ทำให้ไม่ต้องคัดลอกไฟล์ลงหลายแพลตฟอร์ม โดยเชื่อมต่อได้กับ เช่น Google Drive, Dropbox หรือ Gmail

Drop box

เก็บข้อมูลไว้บนพื้นที่ออนไลน์ และมีฟังก์ชันคล้ายคลึงกับ google drive นั่นคือการทำงานร่วมกัน และยังสามารถสร้างPublic Link ให้ผู้ใช้คนอื่น ๆ เข้าถึงข้อมูลได้ อีกทั้งยังสามารถ back up สำรองข้อมูลเก็บไว้ได้อีกด้วย 

                     สำหรับเครื่องมือต่าง ๆ ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานครับ สิ่งสำคัญก็คือ ไม่ว่าเหตุการณ์จะเลวร้ายอย่างไร อย่าลืมว่าชีวิตก็ต้องเดินต่อ ดังนั้นเเม้ว่าจะต้องเผชิญกับโรค COVID-19 แต่ก็ยังสามารถทำงานให้มีประสิทธิภาพเหมือนเดิม หรือพัฒนาให้ดีกว่าเดิมก็เป็นสิ่งที่ต้องทำอยู่นะครับ สำหรับการทำงานทางไกลให้ประสบความสำเร็จ ต้องตั้งเป้าหมายและกำหนดงานให้ชัดเจน และต้องหมั่นติดต่อ ตามงานกันครับ ที่สำคัญต้องมีคนคอยประสานงานในแต่ละฝ่าย เพื่อให้การทำงานภายในทีมคล่องตัวมากขึ้น ยังไงก็ตามผมเป็นกำลังใจให้กับคนทำงานทุกคนผ่านวิกฤตนี้ไปด้วยกันครับ^^ 

สนใจศึกษาและลงทะเบียนได้ที่ www.mycloudfulfillment.com
หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
โทร: 092-472-7742, 02-138-9920
อีเมล: [email protected]
line: @mycloudgroup
MyCloudFulfillment ขายของง่ายไม่ต้องแตะสต๊อก
บริการคลังสินค้าออนไลน์ เก็บ แพ็ค ส่ง ครบวงจร